7 تلميحات لإدارة ملفاتك بطريقة أفضل
إنك تعمل ضمن المستندات، والعروض التقديمية، والرسومات، وملفات أخرى طوال اليوم. فما هو بالتالي الوقت الذي تمضيه بحثاً عن ملفات عملت ضمنها؟ دقائق هنا ودقائق هناك. وهذه الدقائق تتراكم، عند احتسابها بشكل يومي.
هناك طريقة أفضل لإيقاف هذه الفوضى: إدارة الملفات بطريقة أكثر فعالية. فإدارة الملفات الموجودة على الكمبيوتر تشبه إلى حد بعيد إدارة الملفات الورقية. فيمكن تنظيمها باستخدام المجلدات ويمكن من ثمّ تخزينها في مواقع معيّنة تعود إليها عند الحاجة. وتماماً كالملفات والمجلدات الورقية، يمكنك فقدانها إذا لم تتوفر لديك طريقة جيدة لتنظيمها.
وسواء حفظت الملفات على القرص الثابت للكمبيوتر أو على موقع في شبكة مشتركة، فيمكنك استخدام هذه التلميحات السبعة لتوفير الوقت والتخفيف من المشاكل الناجمة عن البحث عن الملفات.
راجع تلميحات القرّاء. لقد حصلنا على المئات من التعليقات الهامة حول هذه المقالة من أداة التعليق على المحتوى في أسفل الصفحة. ولقد ترك العديد منكم تلميحات حول كيفية تنظيم الملفات والبحث عنها. وقد قمنا بتحديث هذه المقالة لتضمين بعض التلميحات التي تلقيناها.
تلميحات لإدارة الملفات
استخدم هذه التلميحات التي تساعدك على إدارة ملفاتك.
1.
استخدام مجلد المستندات. تعتبر الاستفادة من ميزة مجلد "المستندات" في Microsoft Windows سلوكاً ذكياً وذلك لعدة أسباب. لفتح مجلد "المستندات" في Windows، انقر فوق ابدأ، ثم فوق المستندات. ويوفر مجلد "المستندات" طريقة سهلة تسمح لك بتخزين مستنداتك الشخصية. وعند استخدام هذا المجلد، سيكون بوسعك تنفيذ الأمور التالية بشكل أفضل:
•البحث عن الملفات. يوفر Windows وصولاً سهلاً إلى مجلد "المستندات" (ومجلداته الفرعية) في العديد من الأماكن: من خلال قائمة "ابدأ"، وجزء المهام في "مستكشف Windows"، ومربعي حوار "حفظ الملف" و"فتح الملف"، وأماكن أخرى.
ملاحظة يعرض "مستكشف Windows" بنية الملفات والمجلدات على الكمبيوتر. ولفتح "مستكشف Windows"، انقر فوق ابدأ، وأشر إلى كافة البرامج، وإلى البرامج الملحقة، ثم انقر فوق ستكشف Windows..
•النسخ الاحتياطي للملفات. يُعتبر الاحتفاظ بكافة الملفات في مكان واحد خطوة أولى أساسية في تطوير استراتيجية عملية للنسخ الاحتياطي. تعلّم كيفية إجراء نسخ احتياطي للملفات والمجلدات..
•فصل الملفات عن البرامج. عند فصل ملفات المستندات وملفات البرامج، فإنك تقلل من خطر حذف المستندات بطريق الخطأ عند تثبيت البرامج أو ترقيتها.
2.
اعتماد أساليب متناسقة لتسمية الملفات والمجلدات.أنشئ نظام تسمية خاصاً بأنواع الملفات التي تقوم بإنشائها في معظم الأحيان مع الالتزام بهذا النظام.
3.
اختيار أسماء قصيرة. على الرغم من أن Windows يسمح لك باستخدام أسماء طويلة للملفات، فإن هذا لا يعني أنه عليك اختيار مثل هذه الأسماء. فالأسماء الطويلة تؤدي إلى عرض غير منظّم. أما الاختصار فيكون أوضح.
دع المجلدات تقوم ببعض عمليات التسمية. فعوضاً عن إنشاء ملف مسمى Great American Novel Chapter One First Effort.doc، يمكنك إنشاء بنية على الشكل التالي:
الرسم التوضيحي 1: اقتراح يظهر لك كيف يمكنك إنشاء أسماء مختصرة للمجلدات.
4.
فصل العمل الجاري عن العمل المنجز. لمنع تحوّل مجلد My Documents إلى مجلد يصعب التعامل معه بسبب كبر حجمه، استخدمه فقط للملفات التي تعمل ضمنها. ويؤدي هذا الأمر إلى تخفيض عدد الملفات التي تحتاج إلى البحث فيها وكمية البيانات التي تحتاج إلى إجراء نسخ احتياطي لها. كل شهر تقريباً، انقل الملفات التي لم تعد بحاجة إلى العمل ضمنها إلى مجلد أو موقع آخر، والأفضل ليس إلى مجلد المستندات. ويمكنك أرشفتها على مجلد على سطح المكتب (حتى أنه يمكنك تسمية هذا المجلد Archives) أو نقلها إلى شريط للنسخ الاحتياطي أو إلى قرص مضغوط قابل للتسجيل عليه. وهكذا فإن مجلد المستندات، الذي عليك إجراء نسخ احتياطي له بشكل متكرر، يبقى صغير الحجم نسبياً.
5.
المثيل مع المثيل. يسمح لك تقييد المجلدات بنوع مستند واحد (أو غالباً، نوع واحد) بالاستفادة من قوالب المجلدات في "مستكشف Windows". وهذا ما يسهّل عملية البحث عن الملفات. فمع وضع كافة الرسومات في مجلد واحد مثلاً، يصبح من السهل استخدام طريقة عرض شريط الصور وميزة عرض الشرائح في "مستكشف Windows" للبحث عن الصورة المناسبة لرسالتك الإخبارية.
6.
تجنّب بنية المجلدات الكبيرة الحجم. إذا احتجت إلى وضع العديد من المجلدات الفرعية في مجلد واحد بحيث يمكنك رؤيتها كلها بمجرد إلقاء نظرة واحدة، فعليك إنشاء قائمة أبجدية. مثال على ذلك الرسم التوضيحي 2.
الرسم التوضيحي2: مثال حول كيفية تجنّب بنية ملفات كبيرة الحجم باستخدام قائمة أبجدية.
7.
استخدام الاختصارات والارتباطات بالاختصارات عوضاً عن النسخ المتعددة. إذا احتجت إلى الحصول على الملف نفسه من مواقع متعددة، فلا تنشئ نسخاً عنه. بل أنشئ الاختصارات إليه عوضاً عن ذلك. ولإنشاء اختصار، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الملف، ثم انقر فوق إنشاء اختصار. ويمكنك سحب الاختصار وإفلاته في مواقع أخرى.
تلميحات القرّاء
إننا نشكر جميع القرّاء الذين أرسلوا تعليقات هامة حول هذه المقالة، وكذلك على التلميحات التي أرسلوها. فيما يعلي بعض التلميحات المفضّلة التي تلقيناها.
1.
استخدام الاختصارات. يجب استخدام أسماء ملفات مختصرة وذلك باستخدام اختصارات شائعة مثل MTG للاجتماع أو ACTG للمحاسبة. وهذا ما يجعل أسماء الملفات وصفية أكثر ويمكنك العثور عليها بسهولة أكبر من خلال ميزة "البحث" إذا كان هذا الأمر ضرورياً.
2.
استخدام المصغّرات. ابحث عن المجلدات في طريقة عرض المصغّرات. فيمكنك أن تراها بسهولة أكبر كما يمكنك وضع صورة أو قصاصة فنية clip art على المجلد بحيث يصبح التعرّف عليه أكثر سهولة. فيمكنك مثلاً وضع صورة المنتج على المجلد الذي يحتوي على معلومات حول هذا المنتج، أو يمكنك وضع شيء آخر يذكّر بمحتويات المجلد.
ولعرض قائمة المجلدات في طريقة عرض المصغّرات، على مجلد "المستندات"، انقر فوق عرض ، وحدد مصغّراتفي شريط الأدوات.
ولوضع صورة على المجلد، انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد وانقر فوق "خصائص". في مربع الحوار خصائص انقر فوق علامة التبويب تخصيص . وفي ناحية الصور في المجلد، انقر فوق اختيار الصورة..
3.
استخدام الأسماء الشائعة. لتسهيل عملية البحث عن المستندات، عليك تسمية الملفات والمجلدات بواسطة أسماء يسهل العثور عليها، مثل أرقام الطرازات، أو أسماء المشاريع، أو رئيس المشروع المذكور في العنوان.
4.
عدم حفظ ملفات غير ضرورية. عليك أن تكون انتقائياً عندما يتعلق الأمر بالملفات التي تريد الاحتفاظ بها. فأنت على الأرجح لست بحاجة إلى الاحتفاظ بها كلها. فنادراً ما تحتاج مثلاً للاحتفاظ بكافة رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها مثلاً.
5.
استخدام المستندات الأخيرة. للعثور على ملف استخدمته مؤخراً، استخدم "المستندات الأخيرة" في قائمة "ابدأ".
6.
وضع مجلد المستندات على سطح المكتب. ضع اختصاراً إلى مجلد المستندات على سطح المكتب. ويمكنك بالتالي توفير عدة نقرات للماوس للوصول بسرعة أكبر إلى حيث تريد.
7.
تنظيم الملفات حسب التواريخ. استخدم تاريخاً في اسم المستند. jeb100201 مثلاً، الذي يعني 2 أكتوبر 2001. وهذا ما يؤدي إلى وضع كافة مواد Jeb معاً مع فرزها حسب التاريخ.
8.
ترميز المجلدات بالألوان. لديّ برنامج توفره جهة خارجية يسمح لي بتلوين بعض المجلدات في مجلد "المستندات" والتي أستخدمها يومياً. وهذا ما يسمح لي بفتح مستند أو حفظه بسرعة
منقول من موقع مايكروسفت
